O aumento do trabalho híbrido e remoto significa que os profissionais de hoje comunicam mais por escrito. Temos que escrever sobre temas complexos e sigilosos, dos quais anteriormente se falaria cara a cara. Uma forte competência escrita para fins comerciais é fundamental para o sucesso, pois permite-nos escrever de forma clara, concisa e diplomática.
Não é fácil. No entanto, a ajuda está à mão. Siga o nosso processo de escrita em quatro etapas para dominar até mesmo as mensagens mais complexas e desafiantes, envolver os seus leitores e elevar o seu perfil profissional.
O aumento do trabalho híbrido e remoto mudou a maneira como comunicamos no local de trabalho. Frequentemente, colocamos tudo por escrito – até os assuntos mais sigilosos e complexos. Os profissionais enviam agora e-mails sobre temas que, anteriormente, seriam abordados pessoalmente.
Embora muitos de nós tenham desenvolvido competências para influenciar, envolver e comunicar conteúdos desafiantes cara-a-cara, a comunicação escrita acrescenta outra dimensão: os nossos leitores não podem ouvir o nosso tom ou ver a nossa linguagem corporal. Além disso, as comunicações podem ser relidas, reencaminhadas e publicadas.
Quão confiante se sente a comunicar informações complexas ou confidenciais por escrito? É capaz de influenciar um público diversificado?
Continue a ler para conhecer um processo simples, em quatro etapas, que vai ajudá-lo a entender as principais mensagens e comunicá-las de forma clara, concisa e diplomática por escrito. Dominar competências avançadas de escrita para negócios garante que demonstra credibilidade e confiança e permite que se liga aos seus leitores.
1ª etapa: Coloque-se no lugar dos leitores
Comunicar informações complexas ou sigilosas requer empatia. Quem é ao escrever afeta a maneira como comunica. Antes de começar, reserve algum tempo para entender as necessidades do seu público. Pergunte a si mesmo: Como posso adaptar as mensagens para garantir que são acessíveis e relevantes?
Escreva para pessoas não especialistas
Lembre-se de que nem todos entendem o seu jargão específico ou os seus termos técnicos: "Precisamos de medir a transferência de aprendizagem". Para não especialistas, "precisamos de medir o nível de utilização das competências apreendidas pelos funcionários..." é muito mais fácil de entender.
Use a quantidade apropriada de detalhes
Pode ter bastantes conhecimentos sobre como medir as lacunas nas competências, mas os gerentes comerciais podem estar a ouvi-lo pela primeira vez. Não se esqueça de incluir os detalhes necessários à compreensão, especialmente se tiverem de tomar alguma decisão.
Pode ser necessário comunicar informações confidenciais, que podem ser recebidas negativamente pelo leitor. Considere a possibilidade de fornecer mais detalhes, explicando a ideia, os processos ou os dados por trás das decisões, para ajudar os seus leitores a entendê-los e aceitá-los.
Escolha o melhor formato
Está a dar formação de ROI à equipa de L&D e aos gerentes do negócio? Eles precisam do mesmo formato? Escolha o tipo de documento de acordo com o público-alvo. Embora a equipa de L&D precise do relatório completo, os gerentes muito provavelmente vão ler apenas uma página.
2ª etapa: Adapte a sua mensagem para simplificar e fixar a ideia
Como pode tornar mensagens complexas memoráveis? Mantenha-as simples, claras e concisas. É mais fácil falar do que fazer? Com a prática, pode dominar o aperfeiçoamento da sua mensagem. Veja como:
Identifique uma coisa
Pergunte a si mesmo: Qual é a única coisa que eu quero que os leitores entendam e levem consigo?
No caso de mensagens mais longas, o número de "coisas" pode ser maior. Para identificar as mensagens essenciais, considere:
- O que já sabem?
- O que precisam de saber?
- O que querem saber?
Use palavras-chave consistentes
Identifique e use palavras ou frases comuns para tornar a sua mensagem memorável.
- Faça uma busca rápida por palavra-chave para saber as tendências do momento.
- Use uma análise de texto online ou um gerador de uma “nuvem de palavras” para digitalizar documentos em busca de termos recorrentes.
- Crie uma lista de palavras e termos que descrevam os seus conceitos principais e mantenha-os.
Aperfeiçoe as informações
Para identificar a "essência" e os "termos-chave" da sua mensagem:
- Comece por identificar as suas principais ideias ou mensagens
- Descreva cada numa frase de até 30 palavras
- Escreva-as novamente usando 20 palavras
- Em seguida, use 10 palavras
- Em seguida, use 5 palavras
Repita o exercício com diferentes leitores/públicos em mente, para ver se há mudanças antes de elaborar as suas comunicações.
3ª etapa: Torne suas mensagens envolventes
Comece com o fim em mente
Para envolver os leitores desde o início, considere o que precisa ou quer que eles pensem, sintam e façam. Use a abordagem WIIFM (“o que ganho eu com isto?”), concentrando o conteúdo em torno dela e comunicando-a no início. Dessa forma, o seu público vai considerar os seus documentos mais cativantes.
Utilize a estruturação estratégica
Ao apresentar conceitos novos ou complexos, inclua informações familiares (conhecidas) antes de informações desconhecidas (novas). Faça associações entre as duas para ajudar os leitores a entender.
Em primeiro e último lugar: Use o "efeito psicológico da posição em série": as pessoas tendem a lembrar-se melhor do primeiro e do último item que leram. Inclua as suas principais mensagens no início e no final de cada seção do seu documento.
Ao escrever mensagens confidenciais, coloque a explicação ou a descrição antes da notícia ou da decisão. Isso prepara o leitor e torna-o mais propenso a aceitar mensagens difíceis.
Adapte o seu estilo de escrita
Adapte o seu conteúdo, a sua estrutura e o seu estilo de redação aos seus leitores e ao contexto. Pergunte a si mesmo se a comunicação ideal deles é:
abrangente, detalhada, precisa e credível,
pessoal, conversacional, informal e calorosa,
clara, linear, concreta e focada na tarefa, ou
direta, concisa, focada e relevante
Também pode adaptar o seu estilo a diferentes tipos de documentos. Um relatório pode ser mais abrangente, detalhado, preciso e credível. Mas um e-mail com críticas construtivas pode ser mais pessoal, conversacional e caloroso.
4ª etapa: Edite suas mensagens
Ninguém escreve um primeiro rascunho perfeito. A edição é um passo essencial para qualquer texto comercial. É particularmente importante se as suas mensagens forem complexas, confidenciais ou sigilosas. Se possível, escreva e reveja ao longo de vários dias. Quando dá tempo às suas ideias para se desenvolverem, dá a si mesmo a oportunidade de tornar a sua escrita mais clara.
Siga este processo essencial de edição:
Remova os pontos redundantes
Remova informações desnecessárias, repetições e ‘palavras prolixas’.
Reduza as frases
Reduza frases que contenham mais de 20 palavras. Simplifique-as, limitando-se a uma ideia principal.
Use uma linguagem clara
Já usou uma linguagem simples e corrente? É uma ajuda para os leitores a entenderem e reterem informações. Especialmente para não nativos.
Verifique o seu tom
Se as suas mensagens forem sensíveis ou confidenciais, verifique se as redigiu de forma objetiva e diplomática. Lembre-se: as suas mensagens podem ser lidas muitas vezes e encaminhadas para outras pessoas. Não escreva nada que não diria pessoalmente aos seus leitores.
Uma última coisa
Antes de 'enviar' e começar a partilhar o que escreveu, há uma última etapa. Leia em voz alta. Pode parecer uma coisa simples. Mas muitas vezes é esquecida. Ao ler o seu texto em voz alta, encontra mais facilmente áreas que podem melhorar.
Priorizar sua própria aprendizagem, especialmente a escrita em inglês para negócios, ajudá-lo-á tornar-se um profissional mais influente e credível. Hoje e no futuro.
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